API УНЭП в сервисах внутреннего документооборота

Интеграция сервиса для выпуска и применения электронных подписей в системы кадрового документооборота обеспечивает полностью цифровой и юридически значимый обмен документами с персоналом. 

Законодательная база

До пандемии covid-19 вопрос автоматизации взаимодействия между сотрудниками заботил преимущественно крупные, территориально распределенные холдинги, а также предприятия со значимым количеством работников вне офиса: удаленка, разъездной характер работы и подобн. Однако необходимость перевода персонала на дистанционную работу и потребность в самоизоляции подстегнули спрос на полностью цифровое взаимодействие.

Федеральный закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ дал старт эксперименту, целью которого было определить и создать условия для использования электронных документов, связанных с работой, без дублирования на бумажном носителе, а также подготовить соответствующие поправки в трудовое законодательство.

Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ внес изменения в Трудовой кодекс РФ в части регулирования дистанционной (удаленной) работы. Ключевым пунктом для развития кадрового ЭДО в нем стала возможность подписывать ключевые кадровые документы электронной подписью: “При заключении в электронном виде трудовых договоров, дополнительных соглашений к трудовым договорам, договоров о материальной ответственности, ученических договоров <...>, а также при внесении изменений в эти договоры (дополнительные соглашения к трудовым договорам) и при их расторжении путем обмена электронными документами используются УКЭП работодателя и УКЭП или УНЭП работника в соответствии с законодательством РФ”.

Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ подытожил результаты эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой, определил порядок ЭДО в сфере трудовых отношений и установил право подписывать в электронном виде все кадровые документы, кроме инструктажа по охране труда, приказа об увольнении, акта о несчастном случае. Обновленная нормативная база дала толчок к развитию сервисов кадрового документооборота и позволила вывести взаимодействие с персоналом полностью в цифровое пространство.

Технология API УНЭП

Чтобы реализовать в системах внутреннего документооборота функции выдачи электронных подписей сотрудникам и обеспечить подписание ими электронных документов, ГК “Астрал” разработала гибкое интеграционное решение - API УНЭП.

API - это часть программного кода, который можно встроить в сервисы других вендоров и самописные системы, и тем самым включить дополнительную функциональность. API позволяет воспользоваться готовым программным решением, значительно сэкономив на разработку и организацию собственного продукта. 

API УНЭП – сервис для автоматизации процессов внутреннего ЭДО: массового выпуска УНЭП для сотрудников и подписания электронных документов. Внедрение API УНЭП позволяет добавить в сервисы кадрового документооборота следующую функциональность:

• Подача заявки на выпуск УНЭП для сотрудника,
• Удаленная идентификация личности для выпуска УНЭП через Госуслуги,
• Дистанционное формирование сертификатов по API. Отображение статуса готовности УНЭП,
• Возможность электронного подписания документов сотрудником через СМС или email-подтверждение,
• Отслеживание статуса подписания документа в системе КЭДО,
• Возможность блокировки выданного УНЭП в системе работодателя.

Собственный УЦ или API УНЭП

API УНЭП интересен разработчикам сервисов внутреннего документооборота и крупнейшим компаниям с самописными или кастомизированными системами - в первую очередь, как альтернатива организации собственного УЦ. API позволяет реализовать в системах кадрового документооборота процессы выдачи УНЭП сотрудникам и подписания электронных документов без больших ресурсозатрат.

Не нужно организовывать собственный удостоверяющий центр: закупать и разворачивать программно-аппаратное обеспечение, получать необходимые лицензии, проводить объемные исследования законодательной базы, разъяснений регуляторов и наработанных практик для гарантии легитимности выданных подписей. В Группу компаний “Астрал” входит аккредитованный удостоверяющий центр, выдающий каждый год более миллиона электронных подписей. Накоплена внушительная экспертиза в части выдачи и применения ЭП, быстрого реагирования на обновляющиеся требования законодательства.  

Экономия времени и средств на бизнес-аналитику и разработку собственного кода. Правила выдачи электронных подписей постоянно уточняются, требования к операторам ужесточаются - следить за изменениями и быстро реализовывать нововведения не просто. Также появляются новые функциональные возможности, необходимо постоянно развивать сервис.  Выгоднее возложить эту часть работы и ответственность за соответствие законодательству на разработчика API. 

Возможность авторизации и удаленной идентификации сотрудников требуют интеграции с государственными информационными системами СМЭВ и ЕСИА. Особенности процесса подключения, непрозрачные требования к владельцам сервисов, постоянные изменения в ГИС, регламенты работы с организациями - могут замедлить разработку решения для выдачи электронных подписей. Готовое API значительно экономит ресурсы и время.