Электронная подпись для кадровых документов. Сравнение возможностей УКЭП, УНЭП и ПЭП

Со вступлением в силу Федерального закона №377-ФЗ у работодателей появилась возможность вести кадровые документы в электронной форме. Кроме того, законом был установлен порядок ведения электронного документооборота и трудоустройства у работодателей, которые используют ЭДО. Рассказываем, какие документы в кадровом делопроизводстве можно оформлять в электронном виде и какие электронные подписи необходимо применять при подписании таких документов.

Электронный кадровый документооборот в РФ

Внутренний ЭДО применялся во многих российских компаниях и раньше, поскольку законами РФ была предусмотрена возможность оформления документов в электронном виде. Однако ведение электронных документов не было никак регламентировано и не имело конкретной законодательной базы.

В 2020 году пандемия вынудила многих работодателей перевести своих сотрудников на «удалёнку». В результате дистанционная работа во многих компаниях стала привычным форматом рабочего режима, поэтому соискателям стало проще трудоустроиться, находясь совсем в другом регионе.

В конце 2020 года Минтруд РФ инициировал пилотный проект по внедрению электронного кадрового документооборота, участниками которого стали 375 крупных компаний. По итогам эксперимента был разработан законопроект, послуживший нормативной основой для КЭДО. Помимо этого, законодательством были установлены правила, согласно которым документооборот с сотрудниками на «удалёнке» ведётся исключительно в электронном виде (Федеральный закон от 8 декабря 2020 года № 407-ФЗ).

С внедрением кадрового ЭДО в организации не только ускоряется документооборот с действующим персоналом, но и упрощается процесс трудоустройства граждан — провести собеседование и заключить трудовой договор можно дистанционно.

Организация электронного документооборота в кадровом делопроизводстве в целом имеет неоспоримые преимущества. К ним, например, можно отнести:

• снижение расходов на подготовку и оформление документов;
• упрощение доступа к документации;
• обеспечение сохранности документов, а также безопасности документооборота и др.

Какие кадровые документы могут быть оформлены в электронном виде

Во время проведения пилотного проекта по внедрению кадрового электронного документооборота оформлять в электронном виде можно было все виды кадровой документации. Федеральный закон от 22 ноября 2021 года №377-ФЗ позволил вести в «цифре» и не дублировать на бумагу все документы, за исключением приказа об увольнении, акта о несчастном случае на производстве, а также инструктажа по охране труда. Установленные правила ведения электронной кадровой документации не распространяются на электронные трудовые книжки — их ведение регулируется Федеральным законом от 16 декабря 2019 года №439-ФЗ.

Какие электронные подписи нужны для ведения КЭДО

ст. 5 Федерального закона от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ описывается три вида ЭП:

1. Простая электронная подпись — чаще всего используется в виде связки «логин-пароль», предназначенной для аутентификации. ПЭП является наименее защищённой электронной подписью.
2. Усиленная неквалифицированная электронная подпись — используется в основном во внутреннем, кадровом и внешнем ЭДО с контрагентами. УНЭП имеет среднюю степень защиты.
3. Усиленная квалифицированная электронная подпись — используется в электронных торгах, при сдаче электронной отчётности, а также при работе на государственных порталах. УКЭП — наиболее защищённый вид электронной подписи, гарантирующий юридическую силу документа .

Электронная подпись работодателя

Только с применением УКЭП можно вести юридически значимый ЭДО, поэтому ИП и руководители организаций при подписании документов используют этот вид электронной подписи.

Электронная подпись для сотрудника кадрового отдела

Квалифицированная электронная подпись также нужна и ответственным за кадровый учёт персонала в компании. К таким сотрудникам, например, относятся главный бухгалтер или начальник отдела кадров. УКЭП используется сотрудниками кадрового отдела для заключения договоров, сдачи кадровой отчётности и т.д.

Электронная подпись работника

Хотя работники, в том числе работающие на «удалёнке», могут пользоваться в работе усиленными квалифицированными электронными подписями, для подписания кадровых документов им достаточно УНЭП.

Чтобы подписывать некоторые документы необходима УКЭП для работодателя и УНЭП для работника. К таким документам относятся:

• трудовой договор;
• ученический договор;
• договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
• уведомление об изменении условий трудового договора;
• ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора;
• внесение изменений в договоры;
• договор о материальной ответственности;
• приказ о применении дисциплинарного взыскания;
• ознакомление с приказом о применении дисциплинарного взыскания;
• согласие на перевод;
• заявление об увольнении и его отзыв.

Прочие документы сотрудники могут подписываться простой электронной подписью, при условии, что такая возможность закреплена в специальном локальном акте или трудовом договоре.

Как оформить электронную подпись на сотрудников

Поскольку УНЭП используется для подписания наибольшей части кадровой документации, целесообразно выбрать для сотрудников именно этот вид электронной подписи. Для её выпуска работодателю потребуется обратиться в удостоверяющий центр. Если у организации многочисленный персонал, заказ УНЭП в УЦ не ограничится массовым оформлением подписей для всех своих работников. Работодателю также придётся регулярно заказывать подписи для новых сотрудников.

Упростить решение этой задачи поможет подключение интеграционного сервиса, который позволит заказывать электронные подписи непосредственно из своей информационной системы, а также отслеживать статус их готовности. Чтобы заказать интеграцию, заполните заявку на нашем сайте.