Изменения в Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ вводят новые правила работы с цифровыми подписями и электронными документами. 

Новый порядок подписания электронных документов от имени организации

Руководитель организации или ИП может получить электронную подпись исключительно в Удостоверяющем центре ФНС России или у его доверенных лиц. 

Сотрудники организации могут получить квалифицированный сертификат электронной подписи (ЭП) в любом аккредитованном Удостоверяющем центре. Это будет сертификат физлица, который хранит информацию только о конкретном человеке без указания его принадлежности к организации.

Для подтверждения полномочий сотрудника действовать от имени организации необходимо выпустить на сотрудника машиночитаемую доверенность (МЧД) и подписать ее УКЭП руководителя или ИП . Это обеспечит юридическую значимость документооборота с контрагентами и контролирующими органами, когда электронные документы подписывает сотрудник. 

Формат МЧД и содержащиеся в ней сведения

Приказ Минцифры РФ от 18.08.2021 № 858 устанавливает для МЧД формат xml, стандартный для обмена документами в электронном виде с контрагентами и ФНС. 

Приказ Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857 устанавливает, какие сведения фиксируются в МЧД:

• наименование документа;
• сведения о доверителе;
• сведения о представителе;
• дата совершения доверенности;
• перечень полномочий представителя;
• идентификаторы полномочий из классификатора полномочий;
• сведения об информационной системе, которая предоставляет техническую возможность получения информации о прекращении действия доверенности;
• номер доверенности;
• УКЭП, которой подписана доверенность;
• возможность передоверия в соответствии с положениями статьи 187 ГК РФ.

Хранение МЧД

Если МЧД хранится в собственной информационной системе, её необходимо прикрепить к пакету подписанных документов. Если в сторонней ИС, которая передает информацию из МЧД в распределенный реестр доверенностей ФНС — указать идентификационный номер и отправить контрагенту или в государственный орган.

Информацию из распределенного реестра доверенностей ФНС можно получить через операторов ЭДО, банки, удостоверяющие центры и сервисы, связанные с электронным документооборотом. 

Получатель машиночитаемой доверенности благодаря реестру доверенностей может проверить: 

• срок действия доверенности;
• полномочия сотрудника, указанные в МЧД;
• действительность УКЭП руководителя/ИП, которой подписана МЧД.

МЧД в отчетности

Единого формата МЧД, используемого в целях взаимодействия с различными ведомствами и внебюджетными государственными фондами, пока нет, однако активно ведутся обсуждения единого формата и его необходимость обоснована.

На момент данной публикации свои форматы электронной доверенности уже утвердили ФНС, ФСС, ПФР. 

МЧД в электронном документообороте (ЭДО)

Для применения МЧД в электронном документообороте с контролирующими органами и с контрагентами необходима следующая функциональность информационной системы:

• Создание и регистрация МЧД;
• Получение файла МЧД и подписи к ней;
• Запрос данных МЧД на основании номера МЧД и ИНН доверителя;
• Запрос полномочий представителя на основании номера МЧД и ИНН доверителя;
• Запрос списка МЧД по ИНН уполномоченного представителя;
• Проверка КЭП руководителя, подписавшего МЧД;
• Управление доверенностями. Возможность передоверия;
• Создание и отправка заявления на отзыв МЧД. 

Астрал.Платформа предоставляет всю необходимую функциональность для работы с МЧД. Интегрируйте API МЧД в вашу систему отчетности или сервис ЭДО, чтобы соответствовать новым правилам работы с квалифицированной электронной подписью, которые станут обязательными уже 1 сентября 2023 года.